Bilgisayar kullanımını ölçmenin en kolay yolu, günün sonunda tek bir rakam vermektir: "aktif süre". Rakam kolay okunur ama çoğu zaman yanlış soruyu yanıtlar. Arka planda bütün gün açık kalan bir programla saatlerce üzerinde çalışılan bir dosya aynı etiketin altında karışır.
PG Monitor'ü geliştirirken bu karışıklığı baştan ayırmak istedik. Sonuç, her program için dört ayrı süre oldu: Açık, Önde, Aktif ve Pasif. Bu yazıda neden böyle bir ölçüm modeline ihtiyaç duyduğumuzu, dört sürenin birlikte nasıl okunduğunu ve personel takip raporlarına nasıl yansıdığını anlatıyoruz.
Tek bir "aktif süre" rakamı neden yanıltır?
Üç gündelik örnek düşünelim:
- E-posta programı sabah açılır ve akşama kadar arka planda kalır. Yalnızca "açık kalma" süresine bakan bir ölçüm, bunu sekiz saatlik e-posta kullanımı gibi gösterir.
- Bir mühendis teknik çizimi ya da bir sözleşmeyi ekranda dikkatle inceler; uzun süre klavyeye ve fareye dokunmaz. Yalnızca klavye ve fare hareketine bakan bir ölçüm, bu emeği "boşta" diye kaydeder.
- Bir çalışan müşteriyle telefonda konuşurken müşterinin kaydını önünde açık tutar. Kayıt ekranda öndedir ama klavyeye pek dokunulmaz.
Tek rakam ilk örnekte kullanımı abartır, diğer ikisinde hafife alır. Bu rakama dayanan kararlar —bir çalışanın değerlendirilmesi, bir lisansın yenilenmesi, bir projenin maliyeti— aynı hatayı taşır. Sorun ölçmekte değil, birbirinden farklı durumları tek bir sayıya sıkıştırmakta.
Dört ölçüm: Açık, Önde, Aktif ve Pasif
PG Monitor bir programın kullanımını birbirinin içine geçen dört süre olarak kaydeder:
| Ölçüm | Ne zaman sayılır? | Ne anlatır? |
|---|---|---|
| Açık | Program çalışıyor; penceresi arka planda kalsa bile | Programın gün içinde ne kadar süre açık kaldığı |
| Önde | Programın penceresi ekranda, en öndeydi | O an öndeki pencerenin bu program olduğu süre |
| Aktif | Program öndeydi ve klavye ya da fare kullanılıyordu | Üzerinde fiilen çalışılan süre |
| Pasif | Program öndeydi ama klavyeye ve fareye dokunulmadı | Okuma, inceleme gibi işler; bazen de bilgisayar başında olmama |
Süreler iç içedir: Açık ⊇ Önde = Aktif + Pasif. Önde süre her zaman aktif ve pasif sürenin toplamıdır; açık süre de önde süreyi her zaman kapsar. Bir sürenin pasif sayılması için gereken boşta kalma eşiği ayarlanabilir, varsayılanı 3 dakikadır. Ekran kilitliyken hiçbir süre işlenmez.
Dört ölçüm birlikte nasıl okunur?
Asıl bilgi, sürelerin birbirine oranında ortaya çıkar. Sık karşılaşılabilecek birkaç desen:
- Açık süre uzun, önde süre kısa: Program gün boyu açık bırakılıyor ama nadiren öne geliyor. Lisans planlamasında dikkate alınacak bir işaret.
- Önde süre uzun, pasif payı yüksek: Okuma, inceleme ya da telefonda konuşurken kayıt takibi gibi işler. Tek başına "çalışmıyor" anlamına gelmez; işin niteliğine bakmak gerekir.
- Aktif süre önde süreye yakın: Veri girişi, yazışma ya da tasarım gibi klavye ve fareyle yürüyen yoğun işler.
Varsayımsal bir örnekle: bir muhasebe programı gün içinde 8 saat açık, 5 saat önde kalmış olsun. Önde geçen 5 saatin 3'ü aktif, 2'si pasif ise tablo şunu söyler: program günün büyük kısmında açık, ama fiilen klavye ve fareyle çalışılan süre üç saat; kalan iki saat ekrandaki bilgiyle okuma, kontrol ya da bir telefon görüşmesiyle geçmiş olabilir. Tek bir "aktif süre" rakamı bu günü ya 8 saat ya 3 saat olarak gösterirdi; ikisi de eksik kalırdı.
Bu yüzden PG Monitor raporlarında dört süre yan yana durur. Rakamlar bir yargı değil, doğru soruyu sormayı kolaylaştıran bir veridir; yorumu işi bilen yönetici yapar.
Personel karnesi ve mesai raporu
Aynı ölçüm verisi, farklı soruları yanıtlayan raporları besler. Personel karnesi, kişinin seçilen dönemdeki çalışmasını hedefle karşılaştırır. Beklenen saat, fiili mesai ve aradaki fark; çalışılan gün ve net aktif süre; günlük mesai grafiği; proje bazında adam-saat; mola, toplantı ve geç gelme; ortalama giriş ve çıkış saati tek sayfada görünür.
Mesai takibinde masa başı süre, günün ilk girişinden son çıkışına kadar hesaplanır ve karnede hedefle yan yana gösterilir. Programlar iş, nötr ve iş dışı olarak sınıflandırılabildiği için verimlilik oranı da aynı veriden çıkar.
Mola, toplantı ve proje adam-saat
Bilgisayar başında olmamak her zaman boşta olmak değildir; toplantı ve mola da iş gününün parçasıdır. PG Monitor'de mola ve toplantı dönemlerini çalışan kendisi işaretler. Bu dönemler ayrı izlenir, süreleri ve sayıları raporda ve personel karnesinde görünür; böylece masa başında geçmeyen sürenin nereye gittiği de okunabilir.
Proje tarafında ise proje ve proje-aşama raporu, hangi işe hangi aşamada ne kadar adam-saat harcandığını gösterir. Yeni bir iş için teklif hazırlarken geçmiş projelerin gerçek adam-saatine bakabilmek, tahmini sezgiden veriye taşır.
Lisans optimizasyonu ve anormal kullanım uyarıları
Yazılım lisansları, zamanla fark edilmeden büyüyebilen bir gider kalemidir. PG Monitor'ün eşzamanlı kullanım raporu, bir programın aynı anda en fazla kaç bilgisayarda kullanıldığını gösterir. Örneğin 20 lisansınız varken aynı anda en fazla 12'si kullanılıyorsa, ihtiyaç fazlası lisansların maliyeti görünür hâle gelir. Açık ve önde sürelerin raporda ayrı durması da bu değerlendirmeye yardımcı olur: gün boyu açık bırakılan ama nadiren öne gelen bir program, lisans yenilemeden önce sorulacak bir sorudur.
Anormal kullanım uyarıları ekranı ise olağan dışı görünen kullanımları ayrı bir listede toplar; dikkat gerektiren durumları raporlar arasında tek tek aramanız gerekmez. Bütün raporlar departman, kişi, program ve dönem seçilerek alınır, sonuçlar Excel ya da CSV olarak dışa aktarılır.
Mahremiyet: tuş kaydı yok, veri sizin sunucunuzda
Ölçmek ile gözetlemek arasındaki çizgi, neyin kaydedildiğiyle belirlenir. PG Monitor hangi tuşa basıldığını ya da ne yazıldığını kaydetmez; klavye ve fare için yalnızca kullanılıp kullanılmadığına bakar.
- Veri sizde kalır: Panel ve ölçüm verileri firmanızın kendi sunucusunda durur; yurt dışındaki bir hizmete gönderilmez.
- Birim bazlı yetki: Yetkiler rol bazlıdır, veriler birim bazında ayrılır. Bir yönetici yalnızca kendi biriminin kişilerini görür.
- Çalışanın işaretlediği dönemler: Mola ve toplantı dönemlerini çalışan kendisi işaretler; bu dönemler raporda ayrı görünür.
Teknik tarafta yapı sade: çalışan bilgisayarına bildirim alanında çalışan hafif bir Windows ajanı kurulur, ölçümler firmanızın sunucusuna gönderilir ve raporlar merkezî web panelinden izlenir. İnternet ya da sunucu bağlantısı kesilirse ajan veriyi biriktirir, bağlantı geldiğinde gönderir.
Ankara'da kurulum ve destek
PG Monitor'ün kurulumunu ve desteğini Ankara İvedik OSB'deki ekibimiz verir: çalışan bilgisayarlarına hafif Windows ajanının kurulması, panelin firmanızın sunucusunda yapılandırılması, birimlerin ve yetkilerin tanımlanması. Ölçüm modelinin ayrıntıları PG Monitor ürün sayfasında.Sık sorulan sorular
PG Monitor tuş kaydı tutuyor mu?
Hayır. Hangi tuşa basıldığı ya da ne yazıldığı kaydedilmez. Klavye ve fare için yalnızca kullanılıp kullanılmadığına bakılır; süre buna göre aktif ya da pasif sayılır.
Pasif süre "çalışmıyor" anlamına mı gelir?
Hayır. Pasif süre, program öndeyken klavyeye ve fareye dokunulmadığı süredir. Okuma, inceleme ya da telefon görüşmesi gibi işler pasif görünebilir; bu yüzden pasif süre işin niteliğiyle birlikte yorumlanmalıdır.
Veriler nerede saklanıyor?
Firmanızın kendi sunucusunda. Ölçüm verileri yurt dışındaki bir hizmete gönderilmez; verinin kontrolü firmanızda kalır.
Yöneticiler bütün çalışanların verisini görebilir mi?
Yetkiler rol bazlıdır ve veriler birim bazında ayrılır. Bir yönetici yalnızca kendi biriminin kişilerini görür.