Yapay zekâ santral asistanı: çağrıyı karşılar, randevuyu kendisi verir
Firmanızı arayanları 7/24, Türkçe ve doğal bir konuşmayla karşılar. Arayanın hangi birimi istediğini anlar, servis randevusunu web takviminize kendisi yazar. Numaranız ve santraliniz aynen kalır; kurulumu ve bakımı Ankara'daki ekibimiz yapar.
Yapay zekâ telefon asistanı neler yapar?
"Şu tuşa basın" menüsünün yerine arayanla konuşan bir AI çağrı karşılama sistemi. Arayan derdini kendi cümleleriyle anlatır; asistan anlar, doğru yere ulaştırır ya da randevuyu kendisi verir.
7/24 karşılama
Randevu verilebilecek çalışma saatleri, öğle arası ve tatil günleri panelden ayarlanır; asistan yalnız bu aralıklardaki boş saatleri önerir. 7/24 çalışma seçeneği ve mesai dışı mesajı da panelde tanımlanır.
Türkçe, doğal konuşma
Arayan kalıp cümle ezberlemez, derdini kendi sözleriyle anlatır. Asistan insan gibi akıcı ve bekletmeden yanıt verir.
Tuşlayarak da, söyleyerek de
Arayan seçeneği tuşlayabilir ya da "muhasebeyle görüşmek istiyorum" diyebilir. Her seçeneğin tuşunu ve anahtar kelimelerini siz belirlersiniz.
Randevuyu kendisi verir
Ad soyad, telefon, adres ve arıza bilgisini alır; takvimdeki boş saatleri sorgulayıp randevuyu oluşturur ve arayana teyit eder.
Bilgiyi doğru alır
Ad soyad, telefon numarası ve açık adresi testlerde kelimesi kelimesine doğru anladı. Aldığı bilgileri arayana tekrar edip onayını alır.
Nezaket kuralları
Arayan sözünü kestiğinde susup dinler. İş bitince görüşmeyi kibarca kendisi sonlandırır; hat sessiz kalırsa belirlediğiniz sürenin (ör. 10 saniye) sonunda nazikçe kapatır.
Kimler için uygun?
Randevuyla çalışan işletmeler
Teknik servis, bakım-onarım ve kurulum ekipleri. Telefonda verilen randevu, ekibin kullandığı takvime doğrudan düşer.
Çağrı kaçıran firmalar
Mesai dışında ve yoğun saatlerde gelen çağrıları da asistan karşılar. Aynı anda kaç çağrının karşılanacağı santralinizin dış hat kapasitesine bağlıdır.
Santral karşılamasını yenilemek isteyenler
Uzun tuş menüsü yerine konuşarak yönlendirme. Santrali değiştirmeden, mevcut hatlarla.
Sanal santral asistanı nasıl çalışır?
Müşteriniz yine aynı numarayı arar. Aradaki fark, telefonu ilk açanın konuşarak anlayan bir asistan olmasıdır.
- Numara ve santral aynı kalır, yeni cihaz gerekmez
- Karşılama metni ve menü seçenekleri panelden değişir
- Çalışma saatleri, tatil günleri ve sessizlik süresi ayarlanabilir
- Kurulum, izleme ve bakım RVZ'de
Müşteriniz arar
Firmanızın bilinen numarasını arar. Numara değişmediği için müşteriye bir şey duyurmanız gerekmez.
Santral çağrıyı asistana iletir
Santraliniz gelen çağrıyı standart SIP hat üzerinden asistana yönlendirir.
Asistan karşılar ve dinler
Karşılama metnini okur; arayanın tuşladığı ya da söylediği seçeneği anlar.
Birim ya da randevu
Arayan bir birimi istediyse menüde tanımlı hedefe yönlendirilir; randevu istiyorsa randevu akışı başlar.
Takvime yazar, teyit eder
Randevuyu web takvimine yazar, tarih ve saati arayana tekrar söyler, görüşmeyi kibarca kapatır.
Sesli asistan randevuyu verir, takviminize kendisi yazar
Asistan ile otomatik randevu sistemi aynı takvimi kullanır. Telefonda verilen randevu ile panelden girilen randevu aynı yerde durur; aynı saate ikinci bir randevu yazılamaz.
Kombi arızası için servis randevusu
Demo senaryo; firma ve kişi adları örnektir.
- Asistan
Demir Teknik Servis'e hoş geldiniz. Muhasebe için 1, satın alma için 2, teknik servis randevusu için 3, operatör için 9 tuşlayabilir ya da ne istediğinizi söyleyebilirsiniz.
- Arayan
Kombim su kaçırıyor, servis istiyorum.
- Sistemde
Söylenen cümle "Teknik servis randevusu" seçeneğinin anahtar kelimeleriyle eşleşir, randevu akışı başlar.
- Asistan
Geçmiş olsun. Randevu için adınızı ve soyadınızı alabilir miyim?
- Arayan
Ece Tunç.
- Sistemde
Telefon numarası ve açık adres de sırayla sorulur. Asistan her bilgiyi tekrar edip arayanın onayını alır.
- Asistan
Teşekkürler. Hangi gün gelmemizi istersiniz?
- Arayan
Perşembe olursa iyi olur.
- Sistemde
Web takviminden perşembe gününün o anki boş saatleri canlı olarak sorgulanır.
- Asistan
Perşembe için 9.30, 11.00 ve 14.30 uygun. Hangisini istersiniz?
- Arayan
9.30 olsun.
- Sistemde
Randevu, takvimdeki 30 dakikalık dilime yazılır. O saat artık başka bir arayana ya da panelden başka bir kayda verilemez.
- Asistan
Randevunuz 22 Ekim Perşembe saat 9.30 için oluşturuldu. Ekibimiz adresinize gelecek. İyi günler dileriz.
- Sistemde
Asistan görüşmeyi kibarca sonlandırır. Randevu takvimde "Yapay zekâ" etiketiyle görünür.
Arka planda neler olur?
Konuşma sürerken asistan, randevu sistemiyle doğrudan çalışır. Telefonda söylenen her saat, takvimin o anki gerçek durumuna dayanır.
Boş saatler canlı sorgulanır
Asistan, arayanın istediği günün boş saatlerini o anda web takviminden sorgular ve uygun saatlerden birkaç seçenek önerir (ör. üç saat).
Aynı saate tek randevu
Her randevu takvimde bir zaman dilimi kaplar (ör. 30 dakika; süre kuruluma göre belirlenir). Dolu bir dilime ikinci randevu yazılmaz.
Çift randevu imkânsız
İki kişi aynı anda aynı saati istese bile veritabanı düzeyindeki kilit ikinci kaydı engeller. Asistan o arayana başka bir uygun saat önerir.
Elle girilen randevularla uyumlu
Personel panelden bir randevu girdiyse o saat asistan için de doludur. Telefon ve panel tek takvimi paylaşır.
Ayrı etiket, ayrı filtre
Asistanın aldığı randevular takvimde "Yapay zekâ" etiketiyle görünür; panelden alınanlardan ayrı filtrelenebilir.
Telefonda verilen randevu, takvimde
Perşembe 9.30'daki randevu, yukarıdaki örnek konuşmanın sonucudur. Ekip, randevuyu açtığında müşterinin adını, telefonunu, adresini ve arıza bilgisini görür.
- Mor kartlar: asistanın telefonda aldığı randevular
- Mavi kartlar: panelden girilen randevular
- Taralı alanlar: mesai dışı, öğle arası ve tatil
- Randevu panelden düzenlenir, başka saate taşınır ya da iptal edilir
Takvim, karşılama menüsü ve ayarlar tek panelde
Asistanın ne söyleyeceğini, hangi saatlerde çalışacağını ve randevuların nasıl görüneceğini tarayıcıdan yönetirsiniz.
Karşılama menüsünü kendiniz düzenleyin
Telefonda okunan karşılama metnini panelden yazarsınız. Menüdeki her seçenek için ayrı ayrı belirlenir:
- Tuşlanacak numara (ör. muhasebe için 1)
- Konuşmada seçeneği tanıtan anahtar kelimeler
- Hedef: bir dahili numara ya da randevu akışı
Genel bakış
Bugünkü ve bu haftaki randevular, yapay zekânın payı, yaklaşan randevular ve haftalık yoğunluk.
Haftalık takvim
Boş, dolu, yapay zekâ, tatil ve mesai dışı saatler ayrı görünür; boş saate tıklayarak randevu eklenir.
Randevu işlemleri
Randevu ekleyin, bilgilerini düzenleyin, başka saate taşıyın ya da iptal edin.
Liste ve arama
Bütün randevuları listeleyin; müşteri adına, telefona ya da konuya göre arayın.
Ayarlar
Mesai dışı mesajı, operatör dahilisi, sessizlik süresi ve 7/24 çalışma seçeneği.
Çalışma saatleri ve tatiller
Gün içinde birden fazla çalışma aralığı (ör. öğle arası öncesi ve sonrası) ve tatil günleri tanımlanır.
Kullanıcılar ve roller
Yönetici ve kullanıcı rolleri; yeni kullanıcıya geçici şifreyle hesap açılır.
İşlem kaydı
Kim neyi değiştirdi, işlem kaydında görünür.
Mevcut santralinize bağlanır, kurulumu Ankara'daki ekibimiz yapar
Asistan firmanızın santraline standart bir SIP hat ile bağlanır. Numaranız değişmez, yeni santral almanız gerekmez. Çağrılar firmanızın kendi hatlarından geldiği için ek telefon hattı ücreti de yoktur.
- Analog dış hatlar santralin içinde SIP'e köprülenir
- Aynı anda karşılanacak çağrı sayısı, santralinizin dış hat kapasitesine bağlıdır
- SIP destekleyen başka marka santraller için kurulumdan önce uyumluluk kontrolü yapılır
- Birimlere aktarım, santralinizin aktarma desteğine göre kurulumda yapılandırılır
Santralinizi ya da telefon altyapınızı da yenilemeyi düşünüyorsanız IP santral ve VoIP hizmetimize göz atın.
Kurulum adımları
Keşif
Santralinizin modeli, dış hatlarınız ve çağrı akışınız incelenir; uyumluluk kontrol edilir.
Bağlantı
Santralinizle asistan arasında SIP hat tanımlanır. Bağlantıya yalnız sizin santralinizden izin verilir.
Menü ve takvim ayarı
Karşılama metni, menü seçenekleri, çalışma saatleri ve randevu süresi birlikte belirlenir.
Test
Deneme aramalarıyla karşılama, yönlendirme ve randevu akışı uçtan uca denenir.
Canlıya geçiş
Asistan gerçek çağrıları karşılamaya başlar; izleme ve bakımı RVZ üstlenir.
Verinin nerede durduğunu açıkça söylüyoruz
Randevu kayıtları RVZ'nin yönettiği ayrı bir sunucuda tutulur. Görüşme sesinin nerede işlendiğini de baştan açıkça belirtiyoruz.
Ayrı sunucu
Sistem, RVZ'nin yönettiği ve diğer sistemlerden ayrı bir sunucuda çalışır. Randevu verileri bu sunucuda tutulur.
Güvenlik duvarı
Sunucu güvenlik duvarıyla korunur. Santral bağlantısına yalnız sizin santralinizden izin verilir.
Rollü panel erişimi
Panele yalnız tanımladığınız kullanıcılar, yönetici ya da kullanıcı rolüyle girer. Yapılan değişiklikler işlem kaydında tutulur.
Ses işleme hakkında açık bilgi
Görüşme sesi, konuşma tanıma ve ses üretimi için yurt dışındaki bir hizmet sağlayıcıda işlenir. Bunu kurulumdan önce açıkça paylaşırız.
KVKK bilgilendirmesi
Karşılama metnine KVKK bilgilendirme cümlesi eklenir ve arayanlar için aydınlatma metni hazırlanır.
Kurulum, izleme, bakım
Sistemin kurulumunu, izlenmesini ve bakımını RVZ üstlenir; sizin tarafınızda sunucu yönetmek gerekmez.
Sık sorulan sorular
Telefon numaramız ya da santralimiz değişir mi?
Hayır. Asistan mevcut santralinize standart bir SIP hat ile bağlanır. Numaranız aynı kalır, yeni santral almanız gerekmez.
Hangi santrallerle çalışıyor?
Ekim 2026'dan bu yana bir pilot firmada Karel IPX santral üzerinden gerçek çağrıları karşılıyor. SIP destekleyen başka marka santraller için kurulumdan önce uyumluluk kontrolü yapıyoruz. Analog dış hatlar santralin içinde SIP'e köprülenir.
Ek telefon hattı ya da hat ücreti gerekiyor mu?
Hayır. Çağrılar firmanızın kendi hatlarından gelir, ek telefon hattı ücreti yoktur. Aynı anda kaç çağrının karşılanacağı santralinizin dış hat kapasitesine bağlıdır.
Aynı saate iki randevu verilebilir mi?
Hayır. Takvimde her zaman dilimine tek randevu yazılır. İki kişi aynı anda aynı saati istese bile veritabanı düzeyindeki kilit ikinci kaydı engeller; asistan o arayana başka bir uygun saat önerir.
Panelden elle girdiğimiz randevuları asistan görür mü?
Evet. Asistan ve personeliniz aynı takvimi kullanır. Panelden girilen bir randevunun saati asistan için doludur. Asistanın aldığı randevular ise takvimde "Yapay zekâ" etiketiyle ayrıca görünür ve ayrı filtrelenebilir.
Çağrıyı muhasebe, satın alma gibi birimlere aktarabiliyor mu?
Karşılama menüsünde tanımladığınız birimlere (muhasebe, satın alma, operatör gibi) yönlendirme kurgulanır. Çağrının dahiliye nasıl aktarılacağı, santralinizin aktarma desteğine göre kurulum sırasında yapılandırılır.
Görüşme verileri nerede işleniyor, KVKK açısından durum nedir?
Randevu kayıtları, RVZ'nin yönettiği ve güvenlik duvarıyla korunan ayrı bir sunucuda tutulur. Görüşme sesi ise konuşma tanıma ve ses üretimi için yurt dışındaki bir hizmet sağlayıcıda işlenir. Bu nedenle karşılama metnine KVKK bilgilendirme cümlesi eklenir ve aydınlatma metni hazırlanır.
Ankara'da kurulum ve destek veriyor musunuz?
Evet. RVZ Bilişim Ankara İvedik OSB merkezlidir. Keşif, santral bağlantısı, menü ve takvim ayarı, test ve canlıya geçiş adımlarını kendi ekibimiz yürütür; izleme ve bakımı da RVZ üstlenir.
RVZ Bilişim'in diğer çözümleri
İlgili yazılar
AI Yönetim Canlıda: Yapay Zekâ Santral Asistanımız Gerçek Çağrıları Karşılıyor
AI Yönetim canlıda: yapay zekâ santral asistanımız çağrıları 7/24 Türkçe karşılıyor, randevuyu takvime kendisi yazıyor. Ankara'dan RVZ Bilişim duyurusu.
Yapay Zekâ Santral Asistanı Nedir? Çağrı Karşılama ve Randevu Otomasyonu
Yapay zekâ santral asistanı çağrıyı nasıl karşılar, randevuyu takvime nasıl yazar, mevcut santrale nasıl bağlanır? Çağrı karşılama ve randevu otomasyonu.
Analog Santralden IP Santrale Geçiş: Adım Adım Rehber
Analog santralden IP santrale geçiş: envanter, bulut ya da şirket içi seçimi, SIP trunk ve numara taşıma, VLAN, QoS, PoE ve geçiş günü planı. Ankara'dan rehber.
Çağrılarınızı yapay zekâ karşılasın.
Demo için bize yazın; santralinizi ve randevu akışınızı birlikte inceleyip kurulumu planlayalım.