Kurumsal Mail: alan adınızla güvenilir e-posta
info@firmaniz.com biçiminde, spam ve virüs filtreli kurumsal e-posta hesaplarını kuruyor, mevcut kutularınızı yazışmalarıyla birlikte taşıyoruz. Ankara'daki ofisinizde de sahadaki ekibinizin telefonunda da aynı düzende çalışır.
Kurumsal e-posta, ücretsiz bir adresten neden farklıdır?
Teklifinizi ya da faturanızı ücretsiz bir e-posta adresinden göndermek alıcının gözünde güven sorunu yaratır; daha önemlisi o hesap şirketinize değil, onu açan kişiye aittir. Kurumsal e-postada adresler alan adınızla çalışır, hesapları şirket açar ve kapatır; ayrılan bir çalışanın yazışmaları kurumda kalır.
İşin görünmeyen tarafı da en az görünen kısmı kadar önemlidir. Gönderdiğiniz iletilerin karşı tarafta spam klasörüne düşmemesi için SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru yazılması, gönderen sunucunun itibarının korunması ve IMAP/SMTP bağlantılarının TLS ile şifrelenmesi gerekir. Gelen tarafta ise oltalama ve zararlı ek içeren mesajların kullanıcıya ulaşmadan ayıklanması beklenir. Bu ayarlar bir kez yapılıp unutulmaz, düzenli kontrol ister.
İhtiyacınıza göre yaygın bulut e-posta platformlarından birini ya da kendi yönettiğimiz mail sunucusunu öneriyoruz. Ankara'da hizmet verdiğimiz işletmelerde bilgisayar ve telefonlardaki hesap kurulumlarını da biz yapıyoruz; e-posta altyapınızı oltalama saldırılarına karşı kurum genelinde güçlendirmek isterseniz siber güvenlik danışmanlığı ile birlikte ele alıyoruz.
Kurumsal mail hizmetinin kapsamı
Kurulumdan günlük kullanıma kadar e-posta altyapınızın her katmanı ele alınır.
Platform seçimi ve kurulum
Yaygın bulut e-posta platformları ile kendi yönetilen mail sunucusu arasındaki seçimi kullanıcı sayısı, depolama ihtiyacı ve bütçe üzerinden birlikte yaparız. Hesaplar, takma adlar ve info@, muhasebe@ gibi ortak kutular kurulur.
Spam ve virüs filtresi
Gelen iletiler kullanıcıya ulaşmadan önce istenmeyen posta, oltalama ve zararlı ek kontrolünden geçer. Önemli iletilerin yanlışlıkla engellenmemesi için filtre seviyesi kurumunuza göre ayarlanır.
SPF, DKIM ve DMARC
Alan adınız adına hangi sunucuların gönderim yapabileceğini SPF, iletinin imzasını DKIM, bu kontrollerden geçemeyen iletilere ne yapılacağını DMARC belirler. Böylece teslim oranı iyileşir, adınıza sahte e-posta gönderilmesi zorlaşır.
Arşivleme ve saklama (KVKK)
Yazışmaların ne kadar süre saklanacağı, kimlerin erişebileceği ve süre dolduğunda nasıl imha edileceği, kurumunuzun KVKK kapsamındaki yükümlülükleri gözetilerek belirlenir; arşiv bu kurallara göre yapılandırılır.
Taşıma (migrasyon)
Eski sağlayıcınızdaki kutular IMAP üzerinden klasör yapısıyla birlikte yeni sisteme aktarılır. Gelen postaların arada kaybolmaması için MX kaydı planlı bir saatte değiştirilir, son farklar yeniden eşitlenir.
Cihaz kurulumu ve webmail
Hesaplar masaüstü e-posta istemcilerine ve telefonlara şifreli bağlantıyla kurulur. Ofis dışındayken tarayıcıdan webmail ile de e-postalarınıza erişebilirsiniz.
E-posta geçişini nasıl yönetiyoruz?
Mevcut durumun tespiti
Kullanıcı sayısını, kutu boyutlarını, mevcut DNS kayıtlarını ve e-postanın hangi cihazlardan kullanıldığını çıkarırız.
Altyapının hazırlanması
Seçilen platformda hesapları açar, filtreleri ve SPF, DKIM, DMARC kayıtlarını hazırlarız.
Taşıma ve yönlendirme
Eski kutuları aktarır, MX kaydını planlanan saatte değiştirir, son farkları bir kez daha eşitleriz.
Cihazlar ve takip
Kullanıcıların bilgisayar ve telefonlarını yeni hesaba bağlar, ilk haftalarda teslim durumunu ve DMARC raporlarını izleriz.
Ankara'da kimler için uygun?
- Hâlâ ücretsiz e-posta adresleriyle yazışan küçük ve orta ölçekli işletmeler
- Gönderdiği e-postalar karşı tarafta spam klasörüne düşen firmalar
- Ayrılan çalışanların yazışmalarını kurumda tutmak isteyen şirketler
- Yazışma saklama kurallarını KVKK'yı gözeterek düzenlemek isteyen kurumlar
- Sahadaki ekibi için telefonda sorunsuz e-posta isteyen işletmeler
Birlikte tercih edilenler
Kurumsal mail hakkında sorular
Kurumsal mail için hangi platformu seçmeliyim?
Kullanıcı sayınıza, depolama ihtiyacınıza, ofis yazılımlarını birlikte kullanıp kullanmayacağınıza ve verinin nerede tutulmasını istediğinize göre değişir. Yaygın bulut e-posta platformları ile kendi yönetilen mail sunucusunu karşılaştırıp size uygun olanı öneriyoruz.
Eski e-postalarım yeni sisteme taşınır mı?
Evet. Kutular IMAP üzerinden klasör yapısıyla birlikte aktarılır. MX kaydı değiştikten sonra son farklar tekrar eşitlenir; böylece geçiş sırasında gelen iletiler de yeni kutuya ulaşır.
SPF, DKIM ve DMARC nedir, neden gerekli?
SPF alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini, DKIM iletinin yolda değiştirilmediğini, DMARC ise bu kontrollerden geçemeyen iletilere ne yapılacağını belirtir. Doğru yapılandırıldıklarında e-postalarınız spam klasörüne daha az düşer ve adınıza sahte e-posta gönderilmesi zorlaşır.
Spam filtresi önemli e-postaları engeller mi?
Filtre seviyesi kurumunuza göre ayarlanır ve şüpheli iletiler doğrudan silinmek yerine karantinaya ya da spam klasörüne alınır. Yanlışlıkla işaretlenen gönderenleri güvenilir listeye ekleyerek tekrarını önleriz.
E-posta arşivleme KVKK açısından neden önemli?
Kişisel veri içeren yazışmaların belirli bir amaç ve süre için saklanması, yetkisiz erişime kapalı tutulması ve süre dolunca imha edilmesi gerekir. Saklama süresini ve erişim yetkilerini sizinle birlikte belirleyip arşivi buna göre yapılandırıyoruz; hukuki değerlendirme için kendi danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz.
Telefonumda kurumsal e-postamı kullanabilir miyim?
Evet. Hesabınız telefonun e-posta uygulamasına ya da platformun mobil uygulamasına şifreli bağlantıyla kurulur; platform destekliyorsa takvim ve kişiler de eşitlenir.
İlgili yazılar
SPF, DKIM ve DMARC: Kurumsal Mailleriniz Neden Spama Düşüyor?
Kurumsal mailleriniz spama mı düşüyor? SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının ne işe yaradığı, sık yapılan hatalar ve kademeli kurulum; Ankara'dan RVZ Bilişim rehberi.
KOBİ'ler İçin Siber Güvenlik: Bütçeyi Zorlamayan 10 Adım
KOBİ'ler için bütçeyi zorlamayan 10 siber güvenlik adımı: envanter, MFA, parola yönetimi, yama, e-posta güvenliği, firewall, test edilen yedek ve olay planı.
3-2-1 Yedekleme Kuralı ve Geri Yükleme Testi Neden Şart?
3-2-1 yedekleme kuralı nedir, neden tek başına yetmez? Değişmez ve çevrimdışı kopya, RPO/RTO hedefleri ve yedekten geri dönme testinin adım adım yapılışı.
Kurumsal mail için ücretsiz ön görüşme
Mühendislerimiz 24 saat içinde dönüş yapar.